Tokat Gaziosmanpaşa Üniversitesi Ebys Ofisi

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

* Yazışmaların standartlaşması,

* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,

* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,

* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabilir?

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .

* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .

* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .

* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.

* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .

* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .

* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .

* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.

* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.

* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .

* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .

* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.

* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.

* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.

* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.

* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.

* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

Tanıtım