EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
* Yazışmaların standartlaşması,
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabilir?

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .
* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.